MANAJEMEN WAKTU DALAM PELAYANAN KEPERAWATAN

Latar Belakang

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan. Keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuan organisasi, tergantung kepada seluruh komponen yang terlibat didalamnya, yang berinteraksi secara timbal balik untuk mencapai tujuan organisasi.

Dalam suatu rumah sakit, keberhasilan organisasi ini mencapai tujuan salah satunya ditentukan oleh pelayanan keperawatan. Dengan pelayanan keperawatan yang terorganisir dengan baik maka diharapkan dapat memberikan pelayanan keperawatan yang prima yang akhirnya dapat meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan khususnya pelayanan keperawatan..

Dewasa ini, dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dibidang keperawatan, maka tuntutan profesionalisme semakin meningkat. Hal ini mengakibatkan beban kerja staf keperawatan yang semakin tinggi sementara waktu kerja sangat terbatas. Sehubungan dengan hal tersebut maka pengelolaan waktu dalam pelayanan keperawatan khususnya di rumah sakit adalah penting sekali

Tujuan Manajemen Waktu dalam Pelayanan Keperawatan

Efektifitas pelayanan keperawatan sangat ditentukan oleh kemampuan seorang manajer dalam melakukan pengelolaan yang tepat tentang penggunaan waktu kerja. Adapun tujuan manajemen waktu dalam pelayanan keperawatan adalah melakukan perencanaan dan pengorganisasian waktu secara efektif yang memungkinkan terselenggaranya asuhan keperawatan langsung kepada klien (meliputi : pengkajian, keperawatan, diagnosa keperawatan, perencanaan keperawatan, pelaksanaan dan evaluasi asuhan), pendokumentasian, konsultasi dan kolaborasi, proses transasksi, transportasi, administrasi, pelayanan departemen lain, dan lain-lain.

Prinsip Dasar Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :

1. Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas
2. Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.
3. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

Tiga kategori prioritas waktu

1. Jangan dikerjakan
2. Kerjakan Nanti
3. Kerjakan Sekarang

Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu

NO	Kategori Prioritas Waktu
	Kategori	Karakteristik
1.	Jangan Dikerjakan	Masalah dapat hilang tanpa diatasi Sudah kedaluarsa Dapat dikerjakan oleh orang lain
2.	Dikerjakan Nanti	Tidak disertai jatuh tempo Dapat ditunda Dapat diperlambat Alasan penundaan tugas : ü  Tidak ingin memulai ü  Tidak tahu dari mana memulai ü  Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai
3.	Dikerjakan Sekarang	Kebutuhan unit operasional harian Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal : ü  Kebutuhan staf ü  Kebutuhan peralatan ü  rapat

B.   Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

• Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)
  • Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < Deadline menolong menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.
  • Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

1. 2.    Perfeksionis

• Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)
• Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang
• Dapat dicegah dengan menyusun standar kerja

1. Tidak Mampu membuat prioritas

• Tidak bisa ‘memboboti’ / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan berat – ringannya pekerjaan.
• Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis
• Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.

Disamping faktor penghambat, manajemen waktu efektif juga dapat berhubungan dengan ‘penyitaan’ waktu yang dapat menghambat produktifitas kerja. ‘Penyita’ waktu dapat terjadi secara internal maupun eksternal sebagai berikut :

1. 1.    Penyita Waktu secara Internal

• Sifat suka menunda pekerjaan
• Perencanaan kurang baik
• Gagal menetapkan tujuan dan sasaran
• Tidak mampu mendelegasikan
• Tidak mampu mengatakan tidak
• Terlalu banyak ‘krisis’
• Terburu-buru
• Ragu-ragu / tidak pasti
• Kebijakan pintu terbuka

1. 2.    Penyita Waktu Secara Eksternal

• Telepon
• Sosialisasi
• Rapat-rapat
• Kurang informasi
• Komunikasi terbatas
• Kurang umpan balik
• Kurang adekuat penjelasan kebijakan / prosedur
• Bawahan tidak kompeten
• Sistem penyimpanan informasi jelek
• Kertas kerja dan membaca

C.   Teknik Mengelola Waktu

1.      Komitmen pribadi untuk perbaikan

1. Memutuskan apa yang tidak perlu dikerjakan
2. Belajar mengatakan tidak
3. Mencatat bagaimana waktu digunakan
4. Merencanakan penggunaan waktu
5. Menghindari pemicu penggunaan waktu yang tidak efektif
6. Kenali waktu utama dari diri sendiri
7. Buat program blok waktu
8. Mengatur ruang kerja
9. Buat catatan untuk diri sendiri : “Patut dibaca” atau “Tidak Perlu”
   1. Menghambat gangguan waktu kerja (misal : tamu tiba-tiba) dengan mengoptimalkan waktu utama.
   2. Mengatur pertemuan :

• Mulai tepat waktu
• Berakhir tepat waktu
• Buat agenda dan bagikan
• Kehadiran hanya yang diperlukan
• Kumpulkan informasi sebelum pertemuan
• Tepati agenda dan hindari interupsi
•  Batasi jumlah waktu untuk agenda tertentu
• Atur lingkungan
• Hal-hal yang membutuhkan komunikasi satu arah, di ketik dan dibagikan
• Hasil rapat dibagikan tidak terlalu lama sesudah rapat.

1. Mengatur orang dengan pendelegasian yang tepat
2. Menghindari penyita waktu

D.   ‘Tips’ Manajemen Waktu Efektif

1. Buat ‘log’ waktu (harian, mingguan, bulanan)
2. Berfokus pada ‘segera mulai’ sambil memperhitungkan tujuan yang akan dicapai
   1. Antisipasi hal-hal yang tidak terencana
   2. Mengorganisasikan pekerjaan tulis menulis :

• Yang perlu dipasang atau dibuang
• Kebijakan / peraturan mudah terlihat
• Setiap lembar kerja hanya ditangani sekali

1. Gunakan sumber-sumber dengan bijaksana

• IPTEK dapat meningkatkan komunikasi
• Manual, standar prosedur tidak dimasukkan dalam komputer
• Informasi rutin dimasukkan kedalam buku atau komputer
• Gunakan waktu yang ada hanya untuk tatap muka

1. Menganggap positif dan memperhatikan kebutuhan personal

• Untuk rileks, luangkan waktu untuk jalan-jalan
• Untuk ‘space’ di antara pekerjaan

1. Belajar mengatakan ‘tidak’

• Tidak merasa bersalah jika menolak pekerjaan ekstra
  • Berprinsip menambah pekerjaan jika pekerjaan yang ada bisa dikurangi
  • Pilih pertemuan yang harus dihadiri (misal : pengambilan keputusan, atau kepentingan yang lebih luas)

1. Lakukan pertemuan efektif

• Buat agenda dan patuhi agenda
• Tepat waktu untuk mulai dan akhir
• Tidak ada atau hindari interupsi

1. Mulai dan Akhiri waktu kerja secara tepat waktu

• Prioritaskan tugas setiap hari
• Tidak terlalu ‘perfek’ dalam menyelesaikan tugas
• Tidak membuang-buang waktu sehingga membawa pekerjaan ke rumah

E.    Penutup

Profesionalisme kerja dapat dimulai dengan cara bagaimana mengelola waktu secara efektif. Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer yang tahu dan mampu bagaimana merencanakan dan mengorganisasikan pekerjaan secara tepat sehingga dapat mencapai hasil kerja yang memuaskan baik bagi pelaku maupun pengguna jasa. Dalam bidang pelayanan keperawatan, oleh karena beban kerja perawat yang tinggi dan jumlah waktu yang terbatas, maka pengelolaan waktu yang efektif sangat diperlukan agar dapat meningkatkan kualitas kerja perawatan yang pada akhirnya dapat memberikan kepuasan bagi klien dan perawat sendiri.





Latihan : 1                             Mendiagnosa Anda dan Waktu Anda

No	Pertanyaan	Sering	Kadang2	Jarang
1.	Apakah saudara menangani satu kertas kerja untuk satu waktu ?
2.	Apakah saudara memulai dan mengakhiri kegiatan tepat waktu ?
3.	Apakah orang lain tahu waktu terbaik menemui saudara?
4.	Apakah saudara mengerjakan sesuatu setiap hari yang mengarahkan saudara pada tujuan jangka panjang saudara ?
5.	Jika saudara menghadapi interupsi pekerjaan, dapatkah saudara kembali ke pekerjaan semula tanpa kehilangan momentum ?
6.	Apakah saudara menanggapi penelpon yang panjang dengan efektif ?
7.	Apakah saudara berfokus pada pencegahan masalah dari pada menyelesaikan masalah ?
8.	Apakah saudara mencapai deadline dengan waktu yang masih tersisa ?
9.	Apakah saudara tepat waktu untuk bekerja, untuk pertemuan dan untuk kegiatan lain ?
10.	Apakah saudara mendelegasikan tugas dengan baik ?
11.	Apakah saudara menulis daftar kegiatan harian setiap hari ?
12.	Apakah saudara menyelesaikan semua kegiatan yang terdaftar ?
13.	Apakah saudara memperbaruhi tujuan pribadi dan tujuan profesional secara tertulis ?
14.	Apakah meja saudara bersih dan terorganisir ?
15.	Dapatkah saudara menemukan hal-hal yang diperlukan dalam file saudara dengan mudah ?

Diagnosalah diri saudara, ‘seberapa efektifkah saya’ dengan cara :
Jawaban sering x 4
Jawaban kadang-kadang x 2
Jawaban jarang x 0
Nilai : ³ 49                 : Terorganisir dan mampu mengendalikan waktu
Nilai : < 49 – 24        : Orientasi waktu (monokronik), satu pekerjaan satu waktu
Nilai : £ 24                 : Frustrasi dan disorganisasi
Latihan 2                   Susunlah ‘Log’  Waktu Harian Saudara (Daily Log)

Urutan Kegiatan	Waktu	Kegiatan

Latihan 3                               Susunlah ‘log’ waktu kerja harian saudara

Urutan Kegiatan	Waktu	Kegiatan

Latihan 4                               Susunlah ‘Log’ Waktu Kerja Mingguan Saudara

Urutan Kegiatan	Waktu	Kegiatan

Latihan 5                               Susunlah ‘Log’ Waktu Kerja Bulanan Saudara

Urutan Kegiatan	Waktu	Kegiatan